Employé aux comptes recevables vs service externe : que choisir ?

Vous avez décidé que vos comptes recevables méritent une attention sérieuse. La prochaine question : est-ce que vous engagez quelqu'un en interne, ou est-ce que vous déléguez à l'externe ?

Les deux options fonctionnent. Mais elles ne s'adressent pas au même profil d'entreprise, et leur coût réel est très différent de ce qu'on pense au premier coup d'oeil.

Le coût réel d'un employé dédié

Beaucoup de propriétaires de PME calculent le coût d'un employé en regardant uniquement le salaire annoncé. En réalité, un employé coûte de 25 à 35% de plus que son salaire brut, une fois qu'on ajoute les charges sociales et les bénéfices.

Ce que l'employé fait mieux

Un employé interne a ses avantages, et ils sont réels. Il connaît vos clients en profondeur, comprend le contexte de chaque projet, peut parler au nom de l'entreprise avec une autorité naturelle. Il est disponible immédiatement pour toute question interne. Il peut aussi jouer d'autres rôles dans l'entreprise si le volume de recevables ne justifie pas un temps plein.

Pour les entreprises avec 200 clients actifs et plus, ou avec des créances très complexes (litiges fréquents, gros projets de construction avec plusieurs sous-traitants), un employé dédié peut valoir l'investissement.

Ce que le service externe fait mieux

Un service externe spécialisé apporte quelque chose que l'employé interne a du mal à avoir : la distance émotionnelle. La personne qui relance vos clients ne gère pas aussi la relation commerciale. Elle peut se montrer ferme à 60 jours sans craindre de froisser le client, parce que ce n'est pas son rôle de préserver cette relation.

Il y a aussi la question de la continuité. Un employé part en vacances, tombe malade, démissionne. Le suivi se retrouve entre parenthèses pendant que vous trouvez un remplaçant. Un service externe est là 52 semaines par an.

Enfin, pour les PME avec 25 à 150 débiteurs actifs, le volume ne justifie pas un emploi à temps plein. Un service externe vous donne toute la rigueur d'un employé dédié, sans les frais fixes d'un poste permanent.

Comment choisir ?

Voici une grille simple :

• Moins de 150 débiteurs actifs : service externe, sans hésitation. Le coût est sans comparaison et la rigueur est la même.
• 150 à 300 débiteurs actifs : service externe ou employé à temps partiel. Dépend de la complexité de vos créances.
• Plus de 300 débiteurs actifs : considérez sérieusement un employé dédié, en complément d'un outil logiciel structuré.

Dans tous les cas, la mauvaise option est de ne rien faire et de laisser vos recevables sans responsable désigné. C'est l'option la plus coûteuse, même si elle semble gratuite.