Si vous n'utilisez qu'un seul rapport pour gérer vos comptes recevables, ce devrait être la balance âgée. C'est un document simple, disponible dans tous les logiciels comptables, qui vous donne en un coup d'oeil tout ce que vous devez savoir sur l'état de vos créances.
Mais beaucoup de PME ont accès à ce rapport sans vraiment savoir comment l'interpréter ni quoi en faire. Voici un guide pratique.
Qu'est-ce qu'une balance âgée ?
La balance âgée (aussi appelée rapport de vieillissement des comptes recevables ou aging report en anglais) classe toutes vos factures impayées selon leur ancienneté. Elle vous montre combien vous est dû, par qui, et depuis combien de temps.
Le rapport standard est divisé en cinq colonnes :
- Courant : factures dont l'échéance n'est pas encore dépassée
- 1 à 30 jours : factures en retard depuis moins d'un mois
- 31 à 60 jours : factures en retard depuis 1 à 2 mois
- 61 à 90 jours : factures en retard depuis 2 à 3 mois
- 90 jours et plus : factures en retard depuis plus de 3 mois
Exemple concret
Voici à quoi ressemble une balance âgée typique pour une PME :
| Client | Courant | 1-30 j | 31-60 j | 61-90 j | 90 j + | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Construction Dubois | 12 400 $ | 3 200 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 15 600 $ |
| Gestion Beaulieu | 0 $ | 8 750 $ | 4 200 $ | 0 $ | 0 $ | 12 950 $ |
| Tremblay et Fils | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 6 800 $ | 2 100 $ | 8 900 $ |
| Industries Lapointe | 22 000 $ | 0 $ | 0 $ | 0 $ | 9 500 $ | 31 500 $ |
| Total | 34 400 $ | 11 950 $ | 4 200 $ | 6 800 $ | 11 600 $ | 68 950 $ |
Comment lire ce rapport
Ne commencez pas par la première ligne. Commencez par les colonnes de droite.
Dans l'exemple ci-dessus, 18 400 $ sont en retard de plus de 60 jours (6 800 $ + 11 600 $). C'est votre zone d'action prioritaire. Chaque semaine supplémentaire dans ces colonnes réduit vos chances de recouvrement.
Regardez aussi les anomalies : Industries Lapointe a 22 000 $ de factures courantes ET 9 500 $ en retard de plus de 90 jours. Ce client paie ses nouvelles factures mais ignore une ancienne. C'est un signal d'alarme qui mérite une conversation directe.
Quoi faire avec chaque colonne
Bonne pratique : ouvrez votre balance âgée chaque lundi matin. Il suffit de 30 minutes pour passer en revue ce qui a bougé et déclencher les actions nécessaires pour la semaine.
Les signaux d'alarme à surveiller
- Un client qui a des montants dans plusieurs colonnes. Il paie certaines factures et en ignore d'autres délibérément.
- Un solde 90+ qui grossit chaque mois. Vous accumulez sans récupérer. Ce n'est pas un problème temporaire.
- Plus de 20 % de vos recevables dans la colonne 61+ jours. Le seuil au-delà duquel le risque devient préoccupant pour la trésorerie.
- Un seul client représente plus de 30 % de vos recevables totaux. Une concentration de risque qui mérite une attention particulière.
Quand la balance âgée devient trop longue à gérer
Pour une PME avec peu de clients, passer en revue la balance âgée chaque semaine est faisable. Mais quand vous avez 30, 50 ou 100 clients actifs, le suivi individuel devient une tâche à temps plein.
C'est là qu'un service comme CR Pro prend tout son sens : on prend votre balance âgée, on importe vos factures, et on déclenche les relances automatiquement selon le délai de retard. Vous recevez un rapport mensuel, et les paiements rentrent sans que vous ayez à surveiller chaque ligne.
On prend votre balance âgée en charge
Import de vos factures, relances automatiques, rapport mensuel. Opérationnel en 48h, premier mois gratuit.
Demander une soumission